知識管理對檔案工作的啟示的管理學論文
摘要：知識管理(Knowledge Management)作為一種全新的管理理念和管理方法，隨著社會的發展變得越來越重要，對檔案管理工作有很大的啟示。本文闡述了知識管理的涵義、興起的原因以及知識管理的新特點，并深入分析了檔案管理工作的現狀，提出了其中存在的問題，論述了信息時代知識管理對檔案管理的啟示。
關鍵詞：信息時代 檔案管理 知識管理
知識管理是源于知識經濟的興起而產生的一種全新的管理理念，從20世紀90年代起在商業界開始流行，并普及到了其他領域，比如企業、政府機構和研究機構等。檔案工作者必須對知識管理理論有清晰、明確的認識，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的工作領域，為社會的發展發揮更大的作用。
1知識管理的三大特點
雖然學術界對“知識管理”沒有一個標準的定義，但相關學者還是達成了一定的共識，即：知識管理不僅僅是對知識的管理，也不是傳統意義上對人的管理，而是主要包括知識搜集、知識存儲、知識處理、知識共享等過程，依靠一個強大的知識搜索、過濾和集成工具，從組織內外部搜索組織現在和未來發展所需要的知識，把搜索到的知識進行分類、組織并存儲，形成“知識倉庫”，并把這些知識以最合適的方式進行布局與呈現，讓需求者方便獲取所需要的知識，同時形成以“知識倉庫”為核心結點的知識配置、轉移與共享的體制與機制。
1.1管理范圍的延伸
從知識管理理論出發，知識可劃分為顯性知識和隱性知識，“顯性知識”就是“言明的知識”，是指書面文字、圖表和數學公式表述的知識，其特點是容易被傳遞和分享的;隱性知識從字面上理解就是尚未被言語或其他形式表述的知識，其往往是以個人的技術訣竅、工作經驗等而存在著，當然與個體的知識結構、閱歷、思維方式等相當密切。以往人類對知識的管理主要停留在顯性知識管理的層面，比如檔案、圖書的管理，隱性知識的管理則通常是通過人力資源的管理實現的。知識管理的研究首先是從對知識的研究開始的，美國戴爾集團創始人之一卡爾·弗拉保羅認為：“知識管理就是運用集體的智慧提高應變和創新能力，是為企業實現顯性知識和隱性知識共享提供的新途徑。”由于企業的成功和持續不斷的創新取決于企業的智慧和學習能力，因此識別并開發組織中的隱性知識是知識管理中極大的挑戰。人們越來越深刻地認識到，管理人類的智慧，而現代企業管理需要具備的重要技能是將這種智慧轉化為有創意的產品。在智力資本占主導地位的社會,將存在于員工思維中的隱微的、且往往是高度主觀性的見解挖掘出來，將其不斷轉化為組織內部人們共享的知識庫系統，然后組織成員通過共享這個知識庫來不斷地學習和成長，才能使知識具有物質般的投產力量。因而，對組織內成員的隱性知識的發掘成為組織培養創造力的源泉，因此管理范圍的延伸是知識管理的新特點之一。
1.2知識共享的深度
在知識管理實施中，強調最多的方面就是知識共享。在實踐活動中，知識管理實施不成功的一個關鍵因素就是知識共享無法達成。當然造成這種局面的原因，除了共享的方式方法有問題外，比較狹隘地認識知識共享的內容也是主要原因。在實踐活動中，通常人們一提到知識共享，一般就是狹隘地理解為共享“知識文檔”，而能表達為規范的知識文檔的內容在劇烈變動的組織中并不是很多，也并非每個人都有能力去產出“知識文檔”，所以知識共享就無法進行。在知識的共享中，實際上共享的內容除了知識文檔(相對比較成熟并且能夠顯性化的知識)外，還包括了知識工作者共享自己正確的見解、觀點和判斷，而這部分是知識共享中很重要的部分。[1]德國教育學家第斯多惠曾經說過，“一個壞的教師奉送真理，而一個好的教師則教人發現真理”。
從教育學的角度出發，教師尤其是中小學老師傳遞的都是“真理”知識，但僅僅告訴學生這些知識難道就夠嗎?根本是不夠的，必須盡可能地教會孩子們如何去推導每個知識的過程，在推導過程中去發現問題，進而去分析問題、解決問題。在組織的知識結構中，有部分知識是類似于“真理”的知識，當然這些知識需要共享，讓更多需要的員工掌握。但隨著全球化和環境的急劇變化，在組織里這種“真理”型的知識所占的比例越來越低。所以，在當前組織中進行知識共享，不僅僅要共享知識的最終結果，更重要并具備可行性的是需要共享知識的形成過程。
通過對過程的共享，促進隱性知識的傳遞和知識型員工的思維碰撞，加速知識的成熟，提高知識轉化為產品和服務的效率。由此可見在和諧的管理環境下，要順利地實施知識管理最關鍵的因素就是知識共享的深度，不能淺膚地停留在狹隘地理解之上。
1.3和諧的管理環境
知識共享的程度取決于和諧化的管理環境，通過知識管理而塑造的和諧化管理環境可以幫助員工更有效地提升個人能力、提升個人產能以及提升個人知識展現。知識、技能、基本素質等方面可以理解為個人能力，它是知識、技能和素質三者的有機組合。通過知識管理方法來梳理崗位知識體系，其目的：一是可以讓每個員工更清晰地了解自己在知識、技能和素質三方面的不足和改進方向，二是可以使員工獲得除培訓之外的更多學習渠道。知識供給、協同效率、工作激情等方面可以理解為個人產能，它取決人在日常工作中是否可以及時獲得知識，是否和同事有效協同，是否有足夠的工作激情。
通過知識管理平臺、機制和文化的建設，可以很大程度上幫助員工獲得工作中所需要的信息和知識，可以使上下級給你的工作配合能及時有效，也可以通過知識文化建設使員工在工作崗位具有更高的工作激情。三是對于知識型員工同樣非常重要的就是個人知識展現，除了表現出個人的工作業績之外，組織還需要員工更多地分享你的思考、心得和體會，這對組織和員工都是雙贏的非常棒的事情。
通過知識管理平臺、機制和文化的建設，可以讓員工的個人智慧更易表現出來。如果組織能夠不斷強化組織能力、組織產能以及組織知識共享，那么組織離真正的和諧管理環境就不會遙遠了。而這樣的環境不僅僅需要高層的智慧、中層的頭腦以及基層的經驗，更需要高層的誠心、中層的用心、基層的盡心。[2]因而，要實現知識共享必須具備和諧的管理環境，和諧的管理環境是知識管理的新特點之三。
2檔案管理現狀再分析
學校檔案是學校的重要知識資源，檔案管理是學校知識管理的重要內容。學校的知識資源是指學校在學科建設、教育教學、科研活動中積累的知識及其管理體系，它包括知識本身和在管理中形成的-38-管理觀念、思想和文化、管理模式與方法等等。檔案既然是學校重要的知識資源，那么，檔案管理本身就是對知識的一種管理活動和過程。它涉及學校對檔案形成、積累、整理和歸檔的監督、協助和控制，以及對檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統計、檢索和開發利用等。當前各高校大都設置有綜合檔案室，但是缺少規范化和系統性，與社會的發展及時代的要求相比，檔案管理工作還存在較大的差距和不足，主要表現在：
2.1檔案意識有待進一步加強
檔案意識不強的具體表現是人們對檔案的重要性認識不足，了解不夠。在人們的心目中，檔案工作無非就是簡單地收集、整理、保管一些已成為歷史的東西，是簡單勞動，沒有太多的意義。有的領導片面認為，檔案工作的好壞無關緊要，業績考核也不與檔案工作掛鉤，在檔案工作上下功夫沒有必要。[3]
2.2檔案人員素質和待遇有待進一步提高
信息增值的狀況直接決定了新知識生產的成本和質量，對于知識密集型機構來說，信息是原材料，對這些信息加工和分析的專業人員是知識創造者。但檔案工作人員卻普遍存在以下問題：其一，檔案人員素質不高，業務不夠精通。很多檔案管理人員是“身兼數職”，半路出家，不注重職業道德教育和崗位培訓，沒有經過業務學習和培訓就上崗;一些單位在檔案工作人員配備上，不注重懂計算機且熱愛檔案事業、默默奉獻的人員擔任專職檔案管理員，不注重學歷、業務、素質，即使學歷較高，也不是學檔案專業的，難以滿足時代發展和檔案工作的需要。其二，檔案部門待遇差，隊伍不穩定。與其他相關部門相比，檔案工作人員待遇差，工資收入低，獎金福利差距大。檔案部門在晉職、晉級、職稱評定等方面得到的待遇也不公正，與相關的圖書系列相比差別較大，造成了檔案工作在單位中不受領導重視，安排檔案部門的干部時，很多人不太愿意來，即使來了，也不安心工作，有的是想辦法調動，有的是混日子，守攤子，檔案部門的工作人員思想不穩定，不去刻苦學習、深入鉆研業務知識。
2.3相關硬件設備有待進一步更新
檔案工作要想順利而有效地開展，需要有必不可少的物質基礎。但有的單位根本就沒把檔案工作經費列入規劃中，有的即使列入了規劃，所占比例也很少，造成了檔案設備不全，硬件設施差，具體表現在：沒有標準固定的檔案庫房，隨意找間房屋充當庫房，找幾個柜子存放檔案，易造成檔案磨損、破壞、丟失的現象;管理不規范，有的單位檔案就放在辦公室，檔案柜隨意擺在墻邊;硬件設備不全，如去濕機、防磁柜、空調等必要的設備都沒有，達不到保護檔案、延長其壽命的最基本條件;技術裝備大多陳舊落后，如分類組卷、編制索引目錄和檢索工作等是傳統的人工操作，計算機管理在很多檔案管理部門未跟上現實需求，尤其是農村中小學檔案管理的硬件建設。硬件建設是提高農村中小學檔案水平的基礎，同時也是檔案管理質量好壞的重要保障，但許多農村中小學沒有把檔案設施建設列入學校基本建設的總體規劃。由于農村中小學的財力條件差沒有配置足夠的檔案庫房，庫房內沒有配備空調、去濕機以及防蟲、防火、防盜等基本設備;尤其是對于有特殊保管要求的檔案如聲像、實物、電子文件等，沒有設立專門庫房，嚴重影響檔案的保存時間。因此，現有的檔案管理工作不能滿足時代發展的需求，檔案管理應隨著時代的發展而發展，隨著技術的更新而更新，吸收知識管理的理念，借鑒知識管理的方法，對檔案管理工作將大有裨益。
3知識管理對檔案工作的啟示
隨著經濟的發展，知識管理越來越成為眾多的領域適應新時代要求的一種獲取和保持競爭優勢的重要選擇，知識管理也越來越多地運用在學校管理的各個方向和各個層面，在檔案管理中運用知識管理的討論越來越激烈。關注作為學校記憶的重要組成部分的學校檔案的管理，探討并借鑒知識管理對學校檔案管理的'啟示已成為必然。
3.1從知識管理范圍的延伸特點出發，注重挖掘隱性知識
知識管理理論對隱性知識的關注以及關于隱性知識顯性化的研究提示我們，檔案工作不僅要注重對組織內產生的顯性知識(文檔)的收集、管理，而且更要重視對隱藏在組織內部的隱性知識的發掘，人們發現問題和解決問題的能力，掌握的技術技能和技術秘密，工作中的經驗和判斷力，決策時所具有的洞察力和前瞻性都是隱性知識的直接體現。[4]這部分知識對組織的發展、延續具有決定性的作用，隱性知識雖然具有高度的個性化、感性化的特點，但信息技術的發展已為隱性知識的顯性化提供了良好的技術條件，檔案工作人員要對蘊藏在組織管理流程中、組織文化中、組織成員頭腦中的隱性知識進行積極的分析、識別，檔案部門要與隱性知識存在的個體、組織各部門建立、保持一種密切友好的關系，通過網絡這個平臺，建立擴大收集知識的渠道，將各部門、每個成員的工作經驗、技術訣竅、思想火花，及時收集、整理，例如組建退休員工的文檔，注意收集他們離職演講的材料、退休后的著述、參加各種座談及研討會時發表的意見等，這些材料中包含著他們人生的感悟、工作的經驗、對工作過的單位的評價、希望，是非常有價值的知識，可以給后來者以啟示、激勵，為單位的發展提供多方面的幫助。如果檔案工作不僅能提供組織所需求的原始檔案信息，而且可以將那些隱含在組織內部的知識挖掘出來，經過加工、整合、創新，以知識產品的形式加以提供，使利用到的人感受到這些知識的可貴，那么檔案工作的價值就能更充分地顯現出來。
3.2吸收先進的觀念，推動知識的共享
檔案部門應從知識管理所描繪的知識高度共享的理想圖景中得到啟示，如圖1所示。檔案只有在利用中才能體現其價值，檔案工作也只有把檔案信息在適當的時候以最適宜的方式傳送給最需要的人，才體現出了工作的意義，從而實現了工作的目的。當前檔案部門亟需做的就是改變以往圍繞以檔案實體為中心的思考、管理方式，代之以利用者為中心的思維方法和管理方式，以檔案信息資源共享為目標，大力進行檔案信息資源的開發，開展多種形式的檔案利用服務，發揮檔案部門館藏豐富的優勢。[5]目前，許多單位已建成以檔案部門為主的信息中心，檔案部門就更應全面利用多種知識資源，為利用者提供多方位、多角度、多途徑的知識服務，促進知識的共享。
3.3構建學習型檔案部門，積極實施知識管理
檔案部門面臨著信息時代帶來的檔案管理理論與技術方面的難題，再加上現在是終身學習的年代，檔案部門更需要建成學習型組織，營造個人、組織共同發展的良好和諧組織環境。檔案部門內部必須努力去調動員工的學習和工作熱情，期待形成一種尊重知識、知識共享、互利互惠的文化氛圍，從而創造良好的溝通情境，特別要注重人員的培訓、繼續教育，為自己的成員能從組織中汲取知識、增長才干提供良好的條件，與此同時也鼓勵自己部門的成員積極思考、認真學習現代化的管理技術、勇于創新，為檔案事業的發展貢獻自己的經驗、技術。[6]構建學習型檔案部門，更能促使檔案工作人員具備更高的工作所需的素質，更能積極實施知識管理。現在從知識管理活動來看，要建成知識管理系統，必然涉及知識的收集、識別、分類、整合、檢索、傳遞，而檔案部門及檔案工作人員在長期的檔案工作實踐中早已積累了這方面的知識，他們熟悉信息來源的渠道，善于對知識進行識別，長于知識的檢索與分配;從知識管理具體技術來看，文檔管理技術是處理顯性知識的關鍵技術，這同樣是再熟悉不過的檔案工作技術。當然，檔案工作者還要具有知識管理者必需的耐心、細心、執著、積極的工作態度，利于組織中隱性知識的發掘。檔案工作人員應以舍我其誰的氣勢積極參與知識管理的實踐，在知識管理中顯身手，為社會的發展做出更大貢獻。
總而言之，面對知識管理的熱潮，作為檔案工作者必須保持高度的清醒意識，只有在具備扎實的業務知識、豐富的工作經驗、誠實可信的人格魅力、執著的進取精神、積極樂觀的工作態度的基礎上，主動地去理解和吸收新的管理理念，在新的管理理念驅使下，通過實踐工作不斷改進工作方法，不斷實現由實體的保管者向知識的提供者的轉變，才能更有效地提升自己的工作價值和社會意義，才能更有效地擴大檔案工作的影響力度。
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