項(xiàng)目管理軟件給公司帶來(lái)的影響論文
1實(shí)施亮點(diǎn)
1.1設(shè)備體系
設(shè)備體系用于將設(shè)備的部件、部套進(jìn)行分類管理。按照火電預(yù)規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系分為機(jī)務(wù)系統(tǒng)、電氣系統(tǒng)、熱工系統(tǒng)、化水系統(tǒng)等，進(jìn)而體系再將機(jī)務(wù)系統(tǒng)細(xì)化為鍋爐機(jī)組、汽輪發(fā)電機(jī)組等以此類推。而合同管理中需要將設(shè)備拆分成部件、部套放入相應(yīng)的設(shè)備體系中進(jìn)行管理，同時(shí)填寫(xiě)部件的型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)等信息。至此到項(xiàng)目結(jié)尾時(shí)可以較為清楚地了解到項(xiàng)目在哪部分體系中訂購(gòu)了哪些設(shè)備以及設(shè)備部件的訂購(gòu)廠家、型號(hào)、金額等一系列資料，為后續(xù)的維修及同類項(xiàng)目的經(jīng)營(yíng)投標(biāo)、項(xiàng)目實(shí)施做出了貢獻(xiàn)。
1.2支付體系
支付體系用于對(duì)工程量的管理。按照火電預(yù)規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系將施工體系分為熱力系統(tǒng)、燃料供應(yīng)系統(tǒng)、除灰系統(tǒng)、水處理系統(tǒng)等，進(jìn)而將熱力系統(tǒng)細(xì)分為主廠房本體、鍋爐基礎(chǔ)、汽輪發(fā)電機(jī)基礎(chǔ)等依次類推。而合同管理需要將土建合同工程量量化后放入相應(yīng)支付體系中進(jìn)行管理。公司及項(xiàng)目部清楚地了解項(xiàng)目的實(shí)際工程量情況，可以進(jìn)行有針對(duì)性的付款，加強(qiáng)了管控力度，降低了管控的風(fēng)險(xiǎn)。
1.3費(fèi)用體系
費(fèi)用體系即日常所用到的費(fèi)用科目，用于對(duì)項(xiàng)目整體實(shí)施費(fèi)用情況的分類匯總。采購(gòu)合同、工程合同實(shí)際發(fā)生額可通過(guò)設(shè)備體系、支付體系與費(fèi)用體系同類費(fèi)用對(duì)接的辦法直接歸集上來(lái)。其它如估算費(fèi)用、概算費(fèi)用、預(yù)算費(fèi)用、管理費(fèi)、財(cái)務(wù)費(fèi)用等可通過(guò)PMS中的費(fèi)用歸集單進(jìn)行匯總。至此達(dá)到項(xiàng)目整個(gè)實(shí)施過(guò)程中費(fèi)用的跟蹤對(duì)比。
2管理中帶來(lái)的變化
(1)如何能充分挖掘并使用合同所簽訂的、有價(jià)值的信息是關(guān)鍵。以往記錄合同所涉及的信息包括合同總價(jià)、乙方、簽署人、簽約日期、支付比例等，用于實(shí)現(xiàn)對(duì)分包商費(fèi)用的查詢，僅僅起到了臺(tái)帳的作用。而在PMS中更是擴(kuò)充了合同分項(xiàng)價(jià)、保函期限、交貨期、付款方式、運(yùn)輸方式、交貨地點(diǎn)、交貨方式等。合同分項(xiàng)價(jià)是將合同管理精細(xì)化的舉措，將主設(shè)備分解成設(shè)備部件，了解部件單價(jià)的同時(shí)可以對(duì)多項(xiàng)目的同一部件單價(jià)進(jìn)行比較，或是對(duì)不同時(shí)期同一部件的單價(jià)進(jìn)行比較。另外此舉可兼并用于發(fā)貨、到貨、入庫(kù)的設(shè)備管理，追蹤設(shè)備從出廠到運(yùn)輸?shù)绞褂玫娜^(guò)程。除此之外PMS中用標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備體系對(duì)設(shè)備部件進(jìn)行統(tǒng)一的分類管理，當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目結(jié)束的時(shí)候，會(huì)統(tǒng)計(jì)出一套標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備清冊(cè)，對(duì)于項(xiàng)目在設(shè)備體系中某一部分采購(gòu)了哪些設(shè)備、部件及其金額、生產(chǎn)廠家有著細(xì)致的詮釋，可用于經(jīng)營(yíng)投標(biāo)報(bào)價(jià)或作為其他后續(xù)項(xiàng)目的參考。
(2)采購(gòu)合同部分，公司通過(guò)預(yù)算控制項(xiàng)目部的簽約金額。以往受管理方式約束，預(yù)算金額控制得較粗，有時(shí)一個(gè)預(yù)算號(hào)會(huì)同時(shí)對(duì)應(yīng)幾個(gè)合同，這樣就導(dǎo)致了很大程度上從該預(yù)算號(hào)下的所簽署的最后一個(gè)合同才能發(fā)現(xiàn)超預(yù)算。而PMS中為了管理的精細(xì)化，嚴(yán)格遵循了預(yù)規(guī)的`設(shè)備分類體系，分類號(hào)即是預(yù)算號(hào)。應(yīng)公司管理需求，預(yù)算精細(xì)化到設(shè)備，并可多個(gè)預(yù)算號(hào)對(duì)應(yīng)同一個(gè)合同，做細(xì)的過(guò)程中避免了以前的尷尬。
(3)工程合同方面，土建、安裝合同最富有代表性。國(guó)內(nèi)的土建、安裝公司，以工程量方式簽署合同，我們由于管理上的需求按照里程碑方式付款，這樣就導(dǎo)致了土建、安裝公司盡量去完成里程碑節(jié)點(diǎn)這些面子工程取得收款，對(duì)于不影響里程碑的工程棄之一旁。另外，一旦土建、安裝公司發(fā)生借款情況，總是要在下一個(gè)里程碑節(jié)點(diǎn)的收款中扣除欠款，那么里程碑節(jié)點(diǎn)付款的簽署將成為一張廢紙。而對(duì)于監(jiān)管項(xiàng)目部合同支付的職能部門(mén)對(duì)此也是毫無(wú)管控辦法。PMS為項(xiàng)目部按工程量結(jié)算提供了操作環(huán)境與依據(jù)。根據(jù)預(yù)規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)，建立土建、安裝的施工體系，并管理按工程量結(jié)算的各施工點(diǎn)，即付款中的支付項(xiàng)。這樣一來(lái)，項(xiàng)目部對(duì)施工點(diǎn)更清楚的同時(shí)加強(qiáng)了管理的精細(xì)化并能夠讓職能部門(mén)的管控有所依賴。
(4)效率無(wú)疑是一個(gè)企業(yè)的命脈，增加效率的同時(shí)無(wú)疑等于變相降低了管理成本。從合同的審批流轉(zhuǎn)效率來(lái)講，以往是由員工帶著紙制文本依次通過(guò)項(xiàng)目部、計(jì)劃部、財(cái)務(wù)部相關(guān)責(zé)任人以及公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后方能蓋章生效，此過(guò)程中如果某一責(zé)任人由于出差、開(kāi)會(huì)等客觀原因擱置了，就會(huì)引起合同生效時(shí)間的延期。有時(shí)為了圖方便，事件起草人往往會(huì)積攢一定量的文件后再一并進(jìn)行審批無(wú)疑浪費(fèi)了很多時(shí)間。
PMS中則避免了此種弊端，全部的審批流轉(zhuǎn)在網(wǎng)上即可完成，電子簽章代替了傳統(tǒng)人工簽字方式大大提高了辦事效率。同時(shí)PMS中記錄著每位責(zé)任人審批作業(yè)所花費(fèi)的時(shí)間，由此也可以建立一套相應(yīng)的督促機(jī)制用于提高效率。
(5)提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的及時(shí)性會(huì)幫助決策者更及時(shí)地對(duì)公司業(yè)務(wù)現(xiàn)狀及未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)做出判斷。計(jì)劃部每個(gè)季度向公司領(lǐng)導(dǎo)上報(bào)各項(xiàng)目部的合同、費(fèi)用執(zhí)行情況表，計(jì)劃部費(fèi)控專工在結(jié)合自己臺(tái)帳的同時(shí)要全面調(diào)動(dòng)項(xiàng)目部、財(cái)務(wù)部相關(guān)責(zé)任人予以數(shù)據(jù)方面的支持，報(bào)表出來(lái)的時(shí)候往往一個(gè)多星期就過(guò)去了，難以保證數(shù)據(jù)的及時(shí)性。在PMS中，一次性的制作報(bào)表或查詢統(tǒng)計(jì)后，即時(shí)數(shù)據(jù)會(huì)在短短幾秒鐘之內(nèi)展現(xiàn)在眼前。
(6)反映公司的運(yùn)營(yíng)狀況的報(bào)表數(shù)量、種類會(huì)有很多，如果再將一組數(shù)據(jù)以多種緯度、多種組合方式體現(xiàn)，報(bào)表體現(xiàn)的重點(diǎn)不盡相同而報(bào)表的數(shù)量更是成幾何式增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的手工計(jì)算從工作量的角度來(lái)講已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足這種多維的信息化管理。PMS中，報(bào)表的一次性制作可以滿足繁雜的報(bào)表樣式，而其中OLAP聯(lián)機(jī)分析技術(shù)亦可從動(dòng)態(tài)的多維角度分析數(shù)據(jù)滿足多維度的管理需求。
(7)知識(shí)庫(kù)是一個(gè)企業(yè)的底蘊(yùn)，項(xiàng)目執(zhí)行中的簽約過(guò)程和經(jīng)驗(yàn)都是可借鑒的。從以往的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，執(zhí)行完畢的項(xiàng)目將合同等項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中資料的紙制文件送到檔案中心存檔。如果日后各部門(mén)想借閱，查找過(guò)程將變得非常困難，文件的再利用率很低。PMS中以ISO9000質(zhì)量管理體系為標(biāo)準(zhǔn)，制定了文檔管理體系，并將項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中合同、往來(lái)文件的電子文本上傳至服務(wù)器進(jìn)行統(tǒng)一管理。只要分配相應(yīng)權(quán)限，查閱歷史數(shù)據(jù)將變得很容易。
(8)工作過(guò)程是要有追溯性的。人員換崗在所難免，工作交接的時(shí)間有限，充其量能把關(guān)鍵事物交代清楚，日后一旦翻起舊賬將面臨著困惑。在PMS中，任何經(jīng)審批的事務(wù)都是記錄在案的，各責(zé)任人在處理過(guò)程中的批注會(huì)較完善的還原事由經(jīng)過(guò)，讓事務(wù)變得有追溯性。
(9)PMS的合同管理是分層次的，包含決策層、管理層、操作層，不同層次的用戶操作、查詢數(shù)據(jù)的角度不盡相同。決策層關(guān)心的是為達(dá)到某一目標(biāo)所必須的資源水平和種類以及確定獲得資源、使用資源和處理資源的指導(dǎo)方針等方面進(jìn)行決策的信息，譬如項(xiàng)目部盈利狀況、項(xiàng)目部資金預(yù)期使用情況等。管理層需要掌握資源利用情況，并將實(shí)際結(jié)果與計(jì)劃相比較，從而了解是否達(dá)到預(yù)定目的，并指導(dǎo)其采取必要措施更有效地利用資源的信息。譬如了解合同預(yù)算的執(zhí)行情況、審批日常合同的簽訂條件等。而操作層用來(lái)解決經(jīng)常性的問(wèn)題，它與組織日常活動(dòng)有關(guān)，并用以保證切實(shí)地完成具體任務(wù)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入及校對(duì)工作均是在此層完成。此三層逐層制約、涵蓋的關(guān)系保證了PMS日常行為機(jī)制的正常運(yùn)轉(zhuǎn)的同時(shí)亦表述了PMS定崗定職的深刻內(nèi)涵。
PMS管理重流轉(zhuǎn)的效率、重?cái)?shù)據(jù)經(jīng)驗(yàn)的積累、重管理的精細(xì)化程度、重?cái)?shù)據(jù)的展現(xiàn)形式，勢(shì)必會(huì)讓公司的管理更上一層樓。
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