有關檔案資料和保密工作管理方案

　　篇一：檔案保密工作管理實施細則

　　一、總 則

　　1、為確保****有限公司 (以下簡稱公司)檔案中涉及的國家及工作秘密安全，根據《****有限公司檔案工作管理規定》與國家和上級有關規定，制定本細則。

　　2、本細則適用于公司總部及下屬分、子公司檔案保密工作的管理。

　　3、檔案保密工作是指檔案在形成、移交、保管、借閱、鑒定、銷毀等環節過程中為維護國家秘密和工作秘密，確保黨和國家利益不受損害的一項檔案管理工作。

　　二、機構與職責

　　4、技術質量部是公司檔案工作行政管理部門，負責對檔案的形成、移交、保管、借閱、鑒定、銷毀等環節進行監督、檢查和業務指導。

　　5、檔案部門是公司檔案保密工作的歸口管理部門，其職責為：

　�。�1）負責檔案在形成過程中的監督、檢查和業務指導；

　�。�2）做好檔案在移交、保管、借閱、鑒定、銷毀等環節中的保密工作。

　　三、檔案保密管理

　　6、檔案形成過程中的保密工作

　�。�1）檔案形成過程中預立卷部門對歸檔文件要及時確定密級和保管期限；

　�。�2）預立卷部門應對歸檔文件要進行登記并做好保管工作。

　　7、檔案移交過程中的保密工作

　　歸檔文件的移交：預立卷部門應指派專人向檔案部門移交歸檔文件并辦理移交手續。

　　8、檔案保管過程中的保密工作

　　庫房內絕密檔案應與非絕密檔案分開保管，要設保險專柜單獨放置絕密檔案，保險柜鑰匙由兩人分別保管，確保絕密檔案的安全。

　　9、檔案借閱過程中的.保密工作

　　（1）不得隨意簡化借閱手續和擅自擴大借閱范圍。根據《****有限公司汽車電子公司檔案借閱管理辦法》中規定的借閱權限，辦理相關手續；

　�。�2）確需查閱、借閱、復制檔案時，需填寫《檔案借閱利用效果登記表》，并辦理相關手續；

　�、傥臅鴻n案的原件：利用人需經部門領導審核、主管領導批準后提供； ②其他門類檔案、資料的復制：利用人根據本職工作范圍，經部門領導審核批準后提供；

　　③超越本專業、本職工作范圍的檔案、資料的復制：利用人需經部門領導審核，所涉及專業或只能歸口管理部門領導批準后提供；

　�、芊采婕爸�識產權的檔案資料，需經本部門領導審核，檔案形成法人代表人書面同意，檔案主管部門領導批準后提供；

　�、莘矙C密級檔案資料的提供需經檔案主管領導書面同意；

　�。�3）凡涉密檔案資料未經批準嚴禁復制；

　�、俜步^密級檔案、資料，不提供復制；

　�、趶椭频纳婷軝n案、資料不得改變原件的密級和保密期限，應加蓋“檔案復制件，視同原件有效”章，視同原件登記管理，借閱者需按時歸還復制件。

　　（4）借閱人員一律在閱覽室查閱檔案，不得進入檔案庫房；

　�。�5）因工作需要進入庫房的人員，應做好出入登記；

　　10、檔案的鑒定過程中的保密工作

　�。�1）根據上級有關規定，做好檔案的密級變更或解密工作；

　�。�2）檔案部門應將檔案鑒定后密級變更的結果形成書面意見進行歸檔。

　　11、 檔案的銷毀過程中的保密工作

　�。�1）經鑒定小組鑒定后的檔案，應有兩人以上（含兩人）實施銷毀工作，并由檔案部門組織實施，保密工作部門負責監銷；

　�。�2）對需銷毀的檔案，應履行清點、登記手續、并由兩人（含兩人）核對簽字；

　�。�3）檔案的銷毀應到保密主管機關指定的地點進行。

　　四、附則

　　1、本細則由公司檔案管理部門負責解釋。

　　2、本細則自公布之日起實施。

　　篇二：保密檔案管理實施細則

　　一、檔案管理責任人職責

　　第一條公司檔案管理員職責：建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間及保管期限，對公司檔案進行收集、分類、核對、密封和查閱審查及登記，指導、監督部門檔案管理工作，負責公司檔案室日常工作。

　　第二條 部門負責人檔案管理職責：指導、監督及考評部門檔案管理員做好本部門檔案管理工作。

　　第三條 部門檔案管理員職責：建立、健全部門檔案立卷歸檔，對本部門檔案進行收集、分類、核對、密封和查閱審查及登記，根據工作需要將無須部門繼續保管的檔案及時移交公司檔案室。

　　第四條 特殊崗位檔案管理職責。

　　1、項目負責人檔案管理職責：編制、收集、保管項目開發階段的工作計劃、可行性報告、技術條件、設計方案、設計圖紙、試驗數據、軟件程序框圖、源程序、通信協議、元器件（型號、價格及供應商）等資料，項目完成后及時移交部門檔案管理員立卷歸檔。

　　2、工程師檔案管理職責：在項目負責人的指導下，編制、收集、保管項目開發階段的個人負責人的上款所列資料，并據項目進展及時移交項目負責人。

　　3、市場營銷人員檔案管理職責：購銷合同、協議、招投標資料、產品及配件供應記錄、競爭對手等資料，并適時移交部門檔案管理員。

　　4、財務人員檔案管理職責：收集、保存掌握的財務計劃、原始憑證、帳本、各類財務統計報表、資產信息等資料，并適時移交部門檔案管理員。

　　第五條 其他員工須妥善保存自己所掌握的應立卷歸檔的資料，并及時移交部門檔案管理員。

　　二、部門密級檔案范圍

　　第六條 工程部：開發合同、項目計劃、技術條件、設計方案、試驗數據、生產工藝、機械及電氣圖紙、安裝調試數據、交驗資料、軟件程序框圖、源程序、產品性能測試記錄、產品內置元器件清單及價格、供應商資料、工程合同及造價等。

　　第七條 市場部：市場營銷規劃、購銷合同、協議、招投標資料、產品及配件價格清單、客戶資料、售后服務資料、客戶及市場信息、產品應用情況、產品及配件供應記錄、競爭對手等資料。

　　第八條 品質部：公司質量管理體系文件、試驗數據、性能測試數據、生產工藝、機械及電氣圖紙。

　　第九條 人事行政部：公司章程、股東權益及分配、發展規劃、重要會議內容、決議、決定、法律文件；員工個人檔案、勞動合同、人力規劃、薪資管理、績效考核；

　　第十條 財務部：財務計劃、原始憑證、帳本、各類財務統計報表、資產信息；

　　第十一條 采購部：采購器件型號及價格、外協加工成本、供貨渠道、供應商資料等。

　　第十二條 其它需保密的資料由部門主管以上人員確定。

　　三、密級檔案分類

　　第十三條 絕密檔案：公司章程、股東權益及分配、重要會議內容、重大經營決策、規劃、方針和各類涉密數據；其他的重大經營管理的文件材料等。

　　第十四條 機密檔案：薪資管理、財務計劃、財務帳本、各類財務統計報表、資產信息、設計方案、核心電氣圖紙、源程序、通信協議。

　　第十五條 秘密檔案：開發合同、項目計劃、技術條件、試驗數據、生產工藝、機械及電氣圖紙、軟件程序框 圖、性能測試數據；安裝調試數據、交驗資料、工程合同及造價；市場營銷、購銷合同、協議、招投標資料、產品內置元器件清單及價格、配件價格、客戶資料、售后服務資料、客戶及市場信息、產品應用情況、產品及配件供應記錄、競爭對手資料；公司質量管理體系文件、檢驗數據；人事資料、勞動合同、人力規劃、績效考核、原始憑證、采購器件型號及價格、外協加工成本、供貨渠道、供應商資料等。

　　第十六條 立卷歸檔時，秘密檔案由公司檔案管理員或部門負責人簽字確認，機密檔案由主管部門的副總經理簽字確認，絕密檔案由總經理簽字確認。

　　四、保密注意事項

　　第十七條 嚴禁不按規定歸檔或不及時、按期移交檔案資料。掌握了應立卷歸檔的員工在移交檔案時，除確因 工作需要并經第十七條的規定獲得批準后，不得留底。

　　第十八條 只有確因工作需要使用密級檔案的員工可到相關檔案管理員處查閱。使用絕密檔案須經總經理批準，使用機密檔案須經總經理或主管部門的副總經理批準，使用秘密檔案須經公司檔案管理員或部門負責人批準。因法定事由向外提供絕密檔案和機密檔案須經總經理批準，提供秘密檔案須經所屬部門主管的副總經理批準。作用尚未立卷歸檔的密級資料，參照本條獲得批準后，到因工作職責掌握相關資料的人員處查閱。使用密級檔案后任何人不得留底。

　　第十九條 非密級檔案對內部員工開放，無特殊原因原

　　則上對外不開放。

　　第二十條 密級文件的制作、傳遞、復制、摘抄、保存和銷毀，由檔案管理員經批準后任何人不得留底。 第二十一條 收發、傳送、外出攜帶密級文件由指定人員擔任，外出攜帶機密文件須采取必要的.安全措施。 第二十二條 嚴禁擅自提供、抄錄、公布、外傳、出賣、涂改、偽造、銷毀檔案等行為。

　　第二十三條 絕密文件和機密文件應妥善保存在保險柜中，秘密檔案應放在文件柜中并加鎖。

　　第二十四條 會議成其他活動內容屬于保密的，主持部門應采取以下措施：

　　1、選取適當的會議場所。

　　2、根據工作需要，指定參加會議人中員的范圍。

　　3、確定會議內容傳達范圍。

　　第二十五條 涉及密級資料的電腦使用人應對系統及文件進行保密設置，密級資料不得共享，拷入別人電腦打印的密級資料在打印后不得留存。

　　第二十六條 在用戶計算機上完成程序調試后，應備份源代碼并將源代碼從用戶計算機上刪除。

　　第二十七條 嚴格控制文件的拷貝及發放，切實做好文件發放的登記。

　　第二十八條 員工離職應妥善辦理保密事項。

　　第二十九條 公司內外，嚴禁隨意丟放密級資料，打印成復印后應將密級資料全部帶走。

　　第三十條 特別注意在外出、私人交往、通訊、公共場所保守公司秘密，不在任何場合向無關人員透露自己所知悉或掌握的公司秘密。

　　第三十一條在發現公司秘密可能泄露或已經泄露時，每位員工均須采取緊急措施并及時上報。

　　五、責任

　　第三十二條 泄密責任和法律措施依照原制定的《保密制度》中條款執行。

　　六、工作檢查、考核及培訓

　　第三十三條 公司檔案管理員每年至少組織進行一次立卷歸檔清理工作，每月抽查部門檔案的立卷歸檔及保密工作。部門負責人隨時檢查本部門檔案的立卷歸檔及保密工作。

　　第三十四條 檢查結果列入對部門及部門員工的考核項。

　　第三十五條 公司檔案管理員每年應至少進行一次檔案及保密知識的宣傳和培訓。

　　第三十六條 本制度與原保密協議同時執行，公司人事行政部負責解釋和修改，本規定自頒發之日起施行。

　　人事行政部

　　20XX年4月1日

　　篇三：關于檔案資料和保密工作管理辦法

　　一、 總則

　　第一條：為了完整、系統地保存本公司在工作活動中形成的公文、圖紙、合

　　同、資料、簿冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片、傳真等各種門類和各種載體檔案，提高歸檔文件材料的質量，以適用公司領導決策科學化和公司各項工作的需要，為公司積累門類齊全、結構合理的檔案史料，特擬訂檔案管理辦法。

　　二、檔案的分級負責與歸口管理

　　第二條：本公司的檔案管理為“兩級分工管理制”即公司為“一級管理”由綜

　　合部部門負責；各職能部門為“二級管理”，由各部門自行負責。

　　第三條：鑒于本公司的歸檔文件資料面廣、量大，因此必須分工歸口管理，具 體分工管理如下：

　　1、 公司一級管理歸檔范圍：

　　（1） 部門（含部門）以上的各種計劃、方案、規劃。

　　（2） 部門（含部門）以上的各種總結、報告。

　�。�3） 部門（含部門）以上的各種重要通知、通報。

　　（4） 部門（含部門）以上的各種文件、紀要、大事記。

　　（5） 各種協議書、合同書。

　�。�6） 各種工程圖紙底圖。

　�。�7） 各種設備檔案及說明書。

　�。�8） 各類工程檢測、鑒定報告。

　�。�9） 公司財務部、公司年初財務預算報告及年終財務報告。

　　（10）公司各種審計報告、資產評估報告。

　　（11）公司各種管理規章制度。

　�。�12）公司各種注冊、登記證件、政府批文。

　　（13）公司各種法律、公證文件。

　　（14）公司各部門經理人事檔案（其余員工的人事檔案由人事主任保管）。

　�。�15）有董事會成員總經理參加的重大奠基、慶典、新聞發布會等儀式和社會 活動的圖片資料及電視資料片。

　�。�16）公司發展大事記。

　�。�17）公司總經理親自起草或修改的重要文稿。

　�。�18）公司通訊。

　　2、 部門二級檔案管理歸檔范圍：

　�。�1） 公司、部門及職員的各種計劃、方案、規劃。

　�。�2） 公司、部門及職員的各種總結、報告。

　�。�3） 公司、部門及職員的各種重要通知、通報。

　　（4） 公司、部門及職員的各種文件、紀要、大事記。

　　（5） 公司的各種管理制度。

　　（6） 其它各種職能業務性文件資料等。

　　三、公司檔案分類表

　　第四條：

　　注：編號解釋說明，（公司）（類別）（年份）（細目名稱） （月）（日）（編號）

　　四、檔案的保管工作

　　第五條：檔案的保管工作必須按規范進行科學管理。其程序如下：

　　（一）歸檔程序：

　　第六條：歸檔的文件資料，必須根據其性質區別密級（秘密、機密、絕密）和 保管年限（短期、長期、永久）進行分類立卷。

　　第七條：必須建立按分工歸口管理的檔案借閱管理辦法。

　�。ㄒ唬┓矊俟�司一級管理的檔案——

　�。�1）借閱一般檔案資料由綜合部部長批準。

　　（2）借閱秘密檔案資料由總經理助理批準。

　�。�3）借閱機密檔案資料由副總經理批準。

　�。�4）借閱絕密檔案資料由總經理批準。

　�。ǘ�）凡屬部門二級管理的檔案——

　�。�1）借閱一般檔案資料由部門文員辦理。

　�。�2）借閱秘密檔案資料由部門負責人批準。

　�。�3）借閱機密檔案資料由總經理助理批準。

　　（4）借閱絕密檔案資料由副總經理批準。

　�。ㄈ�）凡借出或歸還都必須健全登記和注銷手續。

　　第八條：對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料經綜合部部長鑒定后，副總經理審核，總經理批準，并進行登記后予以銷毀。

　　第九條：檔案管理部門必須做好經常性的防潮、防曬、防蟲、防鼠、防火、防盜等維護性工作。

　　第十條：檔案管理員應建立借（查）閱登記本，按文件名、借（查）閱日期、 歸還日期等內容填寫，并由借（查）閱人簽名。

　　第十一條：檔案管理員要隨時檢查檔案、卷宗的.內容，發現問題應及時上報人 事行政部經理，重要問題應及時上報總經理。

　　第十二條：要妥善保管檔案，謹防丟失，不得隨意轉借，或替當事人涂改內容。

　　第十三條：檔案柜鑰匙不得隨身攜帶，應妥善保管。

　　第十四條：對檔案、文件的機密內容，保管人員要做到守口如瓶，嚴守職責， 不得傳播或泄露內容。

　　第十五條：檔案管理員要經常清理檔案柜衛生，要做到不堆放、不雜亂，整潔 有序，醒目易找。

　　五、借閱人員

　　第十六條：為確保檔案機密程度，檔案資料只供本公司員工借（查）用，一般 檔案借閱期為七天，較重要檔案為三天，重要檔案不許拿走，在檔 案管理人員監督下查閱。外單位若工作需要借（查）閱，必須經總 經理批準方可。

　　第十七條：借（查）閱人對所借（查）用一般性檔案資料，須妥善保管，不得 轉借、拆散、抽出、復印或在文件上涂改。

　　六、附 件

　　第十八條：每半年綜合部組織相關人員對各級檔案管理進行檢查評分，

　　90~100分的檔案管理人員記小功（獎勵三天基本工資），80~89分嘉 功獎（獎勵一天基本工資），70~79分為合格不獎不罰，60分以下為 不合格，不合格者記小過（罰三天基本工資）并通報批評。 第十九條：本管理辦法由總經理批準后實施，由綜合部監控及實施。

　　保密工作管理

　　一、目的：

　　為了加強對公司保密工作的統一管理，防止失密、泄露及竊密事件的發生，保證公司的經營管理活動穩定可靠地進行，特制訂此制度。

　　二、內容：

　　（一）文件保密

　　1、文件按其所涉及內容的重要程度和閱讀范圍，分為秘密文件、內部文件和公開文件三種。其中秘密文件指內容涉及公司及各部門的不能向外公開的資料，其密級可分為秘密、機密、絕密三種。內部文件則指公司規定在一定范圍內傳閱、實施的文件。文件保密僅指上述兩種文件。

　　2、公司及各部門要嚴格把好組織關，必須搞好涉密人員的選拔、審查、任用和管理工作，確保其隊伍的純潔、可靠。

　　3、嚴格控制秘密文件處理的各個環節。

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