國際工程物資采購與物流管理方法探討論文
國際工程物資管理是國際工程項目管理的重要組成部分,在物資管理中，工程物資的物流管理工作猶為重要，因為物資供應的是否及時，直接影響工程項目的順利進行。尤其是我們現在施工的國家，主要集中在非洲國家，物資都相當的貧瘠，很多的物資、設備都需要從中國或第三國購買，并且在采購的過程中，要綜合考慮物資設備的質量，標準，規格，交貨期等綜合因素同時，還要考慮，運輸，退稅，進口關稅，結關等其它方面的因素，需要從整個供應鏈角度來考慮問題，由于涉及到的要素太多，如果處理不好，經常是影響項目生產的“瓶頸”問題，必須要引起高度重視，所以，我們需要從人員配置方面，制度管理方面都需要加強，然后從計劃管理，物流管理風險控制都方面著手，控制項目的物資成本，保證項目的順利進行和效益。
1前言
物資采購在項目實施過程具有舉足輕重的位置，是項目成敗的關鍵因素之一。因為項目的大部分資金除土建和咨詢服務以外，都用于采購項目建設所需的貨物，如機械設備，儀器儀表、運輸工具、建筑材料、生產資料等等，項目物資和設備的采購花費往往占整個合同價的50%以上，因而物資整個供應鏈能否有效進行，會直接影響項目成本和項目的經濟效益。
在國際工程中，物資采購與物流管理相對更為復雜。特別是承建的大部分國外工程項目又主要分布在非洲偏遠的地區，項目周邊往往物資匱乏，交通條件差，物資很少一部分可以就地解決，有些需要從國內或第三國訂購，物資采購工作又增加了國際貿易、出口、發運、清關、計稅、結關等工作，由于距離遠，耗時長，物資供應和管理問題往往是制約海外工程項目的“瓶頸”問題。很多剛剛邁出國門的公司，雖然在施工方面毫不遜色，但是由于地理條件的改變，由于空間距離的改變，項目經常因為一個小小部件的損壞，使得設備停置半個月，甚至一個多月，導致整個生產程序停了下來，給項目造成了巨大的損失，這樣的教訓不勝枚舉。所以，為了避免類似的教訓重復發生，筆者結合在國內，海外工程施工中的一些實際工作中的經驗和做法，談談在國際工程物資采購與物流管理的方法，拋磚引玉，與大家一起學習探討。
2 目前國際工程物資管理的現狀
2.1 物資管理人員素質低下
由于人員業務水平普遍較低，沒有物資管理的意識，經常會出現：物資管理人員對市場情況不了解，采購時舍近求遠;物資采購計劃編制不及時，經常性造成緊急采購和胡亂采購的情況;物資計劃編寫不規范、物資的必要信息提供不完整，供應方不停澄清計劃造成時間的浪費，甚至造成采購錯誤，積壓和耽誤生產;
由于負責物資采購的人員年輕沒有經驗，缺乏專業知識，經常出現采購錯誤的情況。發運人員與購買人員兩層皮，配合不順暢，延誤物資到達工地的時間和物資的質量。
2.2庫存管理不到位
由于對物資庫存沒有合理的規劃和預測，物資儲備過多將積壓資金，影響資金周轉,會造成不良資產;而儲量不足又將影響生產，造成緊急采購,增加采購成本支出,更甚者造成停工待料的嚴重后果。這種情況在一些項目中未得到足夠的重視，有著深刻的教訓。
2.3物資管理流程有待系統化、規范化
由于物資管理工作是輔助工作，并且項目的大多數人員沒有國外經驗，對于物資管理工作只是象國內一樣的，簡單理解為物資采購、收、發、保管，人人能做的工作，因此無專業技能的人員去從事物資管理工作，常常造成基本的物資統計信息無法提供，管理混亂，更談不上對材料的監督和控制工作。
3 主要對策和管理措施
3.1加強隊伍建設，提高人員業務素質，亟待建立一支高素質高效率的物資管理團隊
3.1.1把好人員選拔關
從事國際項目管理的人員，要充分領會到物資管理工作的的重要性，選好物資管理人員，使其具備有良好的語言(聽說讀寫譯)能力、國際貿易知識、計算機應用技能、物資管理基本知識、同時要具備相應的帳務財務基本知識、基本的定額預算知識、工程基本知識等相關知識。要切實重視物資管理人員，保持其相對穩定性，從崗位和待遇上要體現出來。
3.2.2當地擇優聘用
利用比較優勢，結合項目和當地人員情況，利用當地人力資源，降低人員使用成本。現在不少項目，已經開始利用當地的熟練技工或培訓他們在清關、采購、倉庫管理方面獨當一面進行材料管理工作。將憑證、帳、表設計成中英文格式，培訓他們接受我們的管理要求和程序辦理，起到了良好效果。
3.2做好物資采購計劃，確保項目物資管理井然有序。
3.2.1制定物資采購計劃的基本原則
在物資購買的過程中，物資計劃的制定，是非常重要的一步，如果物資的計劃的制定不夠明確，那么物資購買就無法進行下一步。并且如果物資計劃如果制定的不當，不能根據項目的進展做到短，中，長期相結合，那么就有可能經常物資供應會出現斷檔的情況，并且會經常空運物資，造成大量的浪費。所以，如果不能制定一個好的計劃，那么物資采購，不但不能做到井然有序，而且每天會毛手毛腳。
結合施工計劃、物資消耗定額管理和不同材料的性能特點等因素，各相關部門配合編制好各種物資計劃。編制計劃的原則是‘誰用料，誰提交需求計劃’即：使用部門或人員提交材料需要計劃，材料管理部門結合市場和儲備編制采購、供應和資金計劃。不同材料計劃有不同的要求和用途不同，材料計劃的編制是材料管理的‘龍頭’，抓好材料計劃管理工作，可以避免‘頭疼醫頭，腳疼醫腳’混亂和總是緊急采購的工作。另外，因施工生產任務增減或變更設計等原因，物資需用量出現增減，以及品種規格的變更，在規定時間內還要編制物資調整計劃。
貨物采購計劃應考慮的幾方面因素：
(1)采購貨物的種類，數量，具體的技術規格，性能要求。要盡量依據數目的需要選用國際通用的標準和規格。
(2)所采購的貨物預計投入使用時間，要考慮貨款成本、集中采購和分批采購的利弊等因素。
要根據市場結構、供貨能力以及競爭性，確定采購的批量安排。
(4)采購工作的協調。協調管理多批、多項、不同性質、不同品目的采購是一項復雜的系統工程。
(5)物資計劃編號的制定，這些直接涉及到物資購買情況的跟蹤和完成情況。
(6)物資計劃一定要清晰明確，讓人一目了然。否則來回往復，無形中會耽擱很多事情，并且很容易弄錯
3.3正確選擇購買渠道，有效控制購買成本。
國外項目的物資采購主要有以下三種渠道：項目所在國物資采購，中國國內的物資采購，第三國的物資采購。物資采購部門應隨時了解各類物資的市場動態，做好市場調查，然后根據物資計劃，選擇適當的購買方式。
3.3.1對于當地市場供應充裕的物資，工具等以及油料，水泥，地材，木材等大宗物資能在當地解決的就地解決，這樣做的好處是可以避免占用資金，隨用隨買，簡單易行。
3.3.2對于生活物資，專用工具，輪胎，活動房屋，以及一些國內價格較好，并且質量比較可靠的設備，如中小型推土機，挖掘機，裝載機，壓路機，翻斗車等等以及相應的配件都可以從中國采購。尤其目前在中國有很多新型的產品，可以大幅度降低使用項目的成本，要密切關注，在帶動國內物資出口的同時可以較大程度的降低項目的成本，從而也為項目的經營做出一定的貢獻。
3.3.3 對于大宗物資可以考慮就近第三國采購的方式，瀝青可以選擇從中東進口，鋼筋可以考慮從土耳其進口，大型的設備從中東進口等等。另外可以根項目持有的外匯品種來決定購買設備從哪個國家買，比如項目所收到的外幣是歐元，就可以考慮從瑞典，德國等地購買設備，等意大利等地考慮購買鋼護欄以及土工布等物資。以上這些信息的獲得主要來自項目所在國的一些大使館，現在由于INTERNET的廣泛應用，使得信息的或者獲得更加容易。
3.3.4 通過區別采購的好處在既可以降低采購成本，又可以提高辦事效率，為項目的有效進行提供保證。
3.4跨國的物資設備采購流程
跨國物資采購根據購買方所在國分為，從國內或從第三國進口物資設備兩種情況。此類采購，相對在項目所在國采購方式來說流程比較復雜，一般包含三部分工作：項目根據物資計劃尋找商家并簽訂合同，國內物資供應部門執行購買出口，項目所在國家辦事處進行進口清關結算。
3.4.1項目物資采購流程
項目對于每次物資采購建立購買檔案，檔案登記內容如下：
(1)經過項目總經或項目機械總監審批過，并經過項目經理批示的計劃。
(2)列明購買方式，詢價內容，并設定計劃編號。
(3)多次反復報價。
(4)確認購買傳真文件，商務合同。
(5)內附，物資動態表，跟蹤物資的進展情況。
(6)內附，付款情況檔案，記錄付款情況。
(7)物資的物流位置。
3.4.2國內總部對應部門處理流程
當計劃交到國內后，國內采購部門按照程序進行采購，基本工作程序如下：
國內對應部門應配合每次物資采購建立購買檔案，檔案登記內容如下：
(1) 項目計劃編號，以及對應的工貿部的管理編號，該管理編號為唯一編號。
(2)項目反饋意見。
(3)商務談判過程及紀要，簽訂合同文本等。
(4)發運貨物清單。提單，裝箱單，發票，原產地證明，保單，合格證等所有的原件及復印件。
(5)建立物資運輸檔案，每周更新。
3.4.3辦事處處理流程
辦事處清關采購人員收到國內的發運單據，提單，裝箱單，發票，提單，保險單以及原產地證明后，開始清關，運輸，把物資送往項目，以及辦理完稅手續等一系列工作。同時，辦事處應針對本次采購建立相應的檔案。基本結關處理流程(直接完稅)如下：
上圖看出，國內采購，以及第三國采購的涉及的環節多，流程復雜，如何做好整個采購過程中各個節點的控制，是控制物資成本的關鍵。所以重視物資進出口和運輸工作，組織協調部門銜接，做到權責清楚、做好各環節的動態跟蹤工作。對于國內出口通常采用工程出口跟蹤和配合工作，細化采購出口部門和清關部門的工作銜接程序，跟蹤物資包裝、集港、發運、到港、清關、運達工地和物資驗收反饋工作。注重進出口單征規范化對加快出口和清關工作有重要意義，做到‘五個一致’即：物資計劃和貨物訂單一致，貨物訂單和送貨一致，送貨和箱單一致，箱單和發運單一致，發運單和報關單一致，報關單和現場到貨一致;重視以工程承包形式出口單證管理，包括：承包工程的合同、承包商海關編碼、出口外匯核銷單、裝箱單、出口形式發票、保單、出口關單，有些物資還要出示商檢單或出口許可證等。根據流程標的工作內容和范圍，劃分不同部門之間的責任，根據工作內容將具體責任落實到每個人，從而保證整個物流過程的順利進行。
其他需要注意事項
(1)在簽訂國際貿易合同時，要熟知國際貿易術語的.含義，特別是不同價格條件下(如：FOB、CIF、C&F)供需雙方其權責界定，切實履行好義務，正當行使合同權力。一般情況下，我們在國內購買的物資都是采購FOB的方式，因為這樣利于我們控制發貨的速度以滿足項目的生產需要;對已在其他國家購買的物資，一般會采購CNF的結算方式，保險由我們自己在項目所在國來做，這樣可以在貨物出現風險的時候易于索賠;對于易于破損的物資，如瀝青，我們一方面可以采用集裝箱運輸的方式，保證瀝青的完好率，另外一方面，我們可以采購CNF FREE OUT的方式，就是直接把貨從船卸到車上，這樣做的好處在于可以減少物資的港口費用，也可以減少裝卸環節，保證物資的完好率。所以在簽訂國際貿易合同的時候要根據實際情況來簽訂，盡可能的做到完美。
(2)在開具信用證的時候，也要特別小心，所有的供應商都想要保兌信用證，這對我們來說具有很大的風險，因此要盡最大可能不能開出這樣的信用證，并且為了防止國際貿易中的騙單，一定要堅持第三方的商檢，這可能會發生一定的費用，但是對于保證貨物的安全性還是非常必要的。
(3)辦事處在辦理進口手續時要及時獲取監理和業主的進口許可文件，一般分為臨時性進口和永久性進口物資兩大類。永久性進口的物資主要是在工程中消耗掉或產權屬于業主的物資。臨時性進口物資主要是產權屬于承包商的物資。清關工作按照所在國的法律規定一般要通過有資格有經驗的清關代理按程序請海關驗關放行，所選擇清關代理的經驗、實力、能力不僅影響到進口物資的提貨速度，而且正確計稅對降低采購成本也有重大作用。
3.5海外物資進口的合理避稅
在講如何操作合理避稅前，我們先明確什么是合理避稅。我們要了解，合理避稅，不同于偷稅漏稅，偷稅漏稅是違法犯罪行為，而合理避稅是在仔細研究當地的法律規定的情況下，合法的避稅以達到降低材料成本的目的。目前筆者所在國家埃塞俄比亞(簡稱埃塞)的國家公路工程所涉及的稅收主要有：關稅、消費稅、增值稅、所得稅、企業預扣稅收、進口貨物附加稅、印花稅等相關稅費，其稅費具有征稅范圍較廣，稅率較高的特點。正常情況下在埃塞從事任何商業活動必須按15%的比率繳納增值稅;企業所得稅稅率為35%，對于永久進口生活物資等貨物則提前征收3%的企業所得稅;企業預扣稅，另外稅法規定，在當地采購貨物，接受勞務等需按貨物或勞務的價值預扣2%。由于，世界各國的經濟政策各不相同，對所在國家經濟相關法律了解熟掌握的悉程度，特別是象我們這種有大量進出口貿易往來的企業，將直接影響我們企業的經營收益。因此，當一個企業進入一個新的國家的時候，應當首先從該國的稅法學起，這是保證企業合理合法生存的根本之一，當然這是需要研究的另外一個課題。
4 結束語
國際工程項目管理是一項復雜的系統工程，而國際工程物資管理作為其重要的組成部分,具有決定整個工程順暢運行，控制工程成本，確保工程質量的舉足輕重的作用。由于物資管理工作的好壞直接影響到企業的生產經營活動和經濟效益，我們作為國際工程的實施者需要高度重視。
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