如何設計公關活動實施方案

　　從一項公共關系活動方案的制定到預期目標的完成之間，還存在著一段相當長的距離，中間尚須投入大量精力，公共關系人員必須設計切實可行的實施方案，根據開展活動的具體情境分解活動項目、明確實施方法、制定實施流程、分配預算經費、組建實施機構、培訓實施人員等。

　　（一）分解活動項目

　　如前所述，公關活動項目是圍繞公關目標開展的一系列具體活動。一個公關目標的實現，往往要開展多個具體活動，我們把一個具體活動叫做一個活動項目，這是一級活動項目。一級活動項目又可分解為若干個二級活動項目，二級活動項目同樣可分解為若干個三級活動項目，直到不能分解為止。我們把不能再分解的最后一級活動項目作為公關工作內容。

　　如克蘭羅爾愛美獎學金計劃10周年慶祝活動共有6個一級活動項目：征募贊助委員會成員、獎學金獲得者近況調查及評選10佳獲獎者、500家事業昌盛的公司調查、工作與家庭問題專題研討、午餐慶祝會、新聞專訪。對“午餐慶祝會”我們可以分解為“會議籌備”和“會議材料準備”2個二級活動項目。對“會議籌備”我們又可進一步分解為“策劃會議議程”、“確定主持人、發言人”、“邀請嘉賓”、“選擇會場”、“布置會場”、“會前宣傳”、“會議物質采購”等三級活動項目。

　　（二）明確實施方法

　　通過對活動項目的分解，我們設計了若干工作內容。在公關工作內容設計完成后，就要對每項工作內容提出實施工作要求，并根據這一要求設計具體工作方法。

　　所謂實施工作要求是指公關工作內容的操作目標、原則及注意事項；實施工作方法是指公關工作內容的操作方法。

　　我們仍以克蘭羅爾愛美獎學金計劃10周年慶祝活動為例，對“策劃會議議程”這一工作內容，我們可以提出“簡樸、隆重、氣氛熱烈”的實施工作要求，其實施工作方法則是公關策劃方案中所確定的“慶祝生日”似的慶典活動。會議籌備組就應按照這種要求和方法策劃出具體方案后報慶祝會領導小組審議。

　　（三）制定實施流程

　　公關實施流程是指各項公關工作內容之間銜接、協調和配合關系及其有機組合的過程。制定公關活動實施流程即在完成公關活動實施工作內容、工作方法的設計后，對實施時機、工作進度和各項工作之間的配合關系進行策劃和設計。

　　1．細化公關活動實施時機

　　公關活動實施時機是指能夠使公關活動獲得最佳效果的開始工作時間和結束工作時間。如同對公關活動項目進行分解一樣，制定公關活動實施流程時，也要對策劃方案中所選擇的公關時機進行具體細化，以增強公關活動的可操作性。

　　2．編制公關活動實施進度

　　公關活動實施進度是在確定公關活動實施時機后，對各項公關實施工作內容所需時間進行日歷進度安排。在編制公關活動實施進度時，最直觀的方法是擬出公關活動時間進度表。編制公關活動實施進度要注意兩點：

　　（1）必須保證在確定的最佳開始時間啟動有關工作，在最佳結束時間完成操作。

　　（2）要充分估計各種因素的干擾，時間進度安排要留有余地。

　　3．制定公關活動實施流程

　　公關活動實施流程中的時間銜接、分工協調和有機組合關系最好通過流程圖來表示，并配以文字說明。流程圖中的文字說明，主要是對各項工作之間的協作關系、責任關系進行規定。制定公關活動實施流程圖可借鑒的方法主要有三種：

　　（1）甘特圖實施法

　　甘特圖是美國管理工程師亨利·甘特發明的，其制作方法如下：先把公共關系項目和計劃分門別類，然后標明完成時期，把每月每周或每日的進度在圖表上標出來，然后按圖檢查它是否和預期計劃相吻合，如有失誤，及時調整。

　　（2）線性排列法

　　線性排列法是將公共關系行動和措施按內在聯系為先后順序有機排列組合起來，再一步一步向目標逼近的方法。

　　（3）多線性排列法

　　多線性排列法是將幾個行動同時展開、共同邁進的排列法。這種排列方法可以縮短整個計劃實施的時間，但花費的人力、物力、資金相對第一種排列的方法要多，而且一旦前面一步的工作不能獲得成功，下一步工作將造成浪費。

　　（四）分配預算經費

　　幾乎沒有一項公共關系活動的實施是不需要經費的，對于舉辦大型活動來說，經費如果落實不了，則活動的實施就成了一句空話。因此，在設計活動實施方案時，必須將公關策劃的總體預算經費合理分配到各項公關工作內容中去，以保證各項工作開支需要。公關活動實施預算分配的結果可表述于公關活動進度表右側，這樣一目了然，便于了解與管理。需要提醒的是，公關策劃中的經費預算是留有余地的，目的是防止意外工作增加或策劃不周而造成經費不足，因此，在分配預算經費時也要留下5%—10%的經費備用。

　　（五）組建實施機構

　　在公共關系活動實施之前首先組建一個專門負責此次公關活動實施的工作機構（小組），主要是確定該項目的總負責人及其助手、各專案負責人，明確其職權及工作分工。在進行人員分工時一定要注意：每一項工作內容落實到具體人員；一項工作內容安排兩個以上人員操作時，要確定一個負責人，并進行相對分工；一個人負責多項工作內容時，要考慮工作內容之間的內在關系，使其運作起來高效、方便。

　　（六）培訓實施人員

　　公共關系活動的實施要靠公關人員進行，其人員素質對公共關系活動能否成功會產生較大影響。所以在實施公共關系活動時，需要對參與人員進行培訓，其主要內容包括實施工作制度教育、操作方法學習與研討。

　　公共關系實施工作制度教育，即讓每一個工作人員都能明確本次活動的意義、作用和要求，明確每個人負擔的工作、承擔的責任，同時對特殊規定、容易違反的規定進行重點說明與強調，并通過灌輸自身文化理念，提高公共關系實施人員思想道德水平。

　　操作方法是公共關系活動實施的具體操作規程。在進行公共關系活動實施準備時，通過講解、模擬訓練等形式將正確的方法貫徹下去，讓每一個公共關系實施人員都能夠熟練掌握運用，以便將失誤率降到最低水平。

　　為了保證公共關系活動方案順利實施，在設計公共關系活動實施方案時，必須對如何培訓實施人員作出明確的規定與說明。

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